Я тут по служебной необходимости составил что-то типа памятки для пользователей по общению с IT-специалистами. Возможно, кому-то это поможет наладить более продуктивное взаимодействие с IT-отделом.
Правила взаимодействия по рабочим вопросам с IT-специалистами (компьютерщиками).
1.Если у вас появились какие-либо вопросы, просьбы, проблемы, связанные с работой информационной системы организации (компьютерная и орг.техника, программное обеспечение), своевременно и незамедлительно обращайтесь к IT-специалистам.
В общих чертах работа IT-специалиста заключается в первоначальной настройке системы и последующем реагировании на обращения пользователей. Таким образом, при отсутствии обращений, IT-специалист считает, что система функционирует в штатном режиме. Поэтому IT-специалист может никогда и не узнать о вашей проблеме, если вы ему о ней не расскажете.
Не следует так же предпринимать каких-либо самостоятельных действий по устранению возникшей проблемы, если вы не уверены в правильности этих действий. В случае сомнений, во избежание серьезных поломок и потерь информации, лучше обратиться к IT-специалистам.
2.Прежде, чем обратиться с вопросом или просьбой, постарайтесь удостовериться, что:
2.1. ваша просьба правомерна;
Формы документов, способы расчетов в программе, расстановка техники и т.п. могли измениться в связи с изменением законодательства, по указанию вышестоящего руководства, для удобства работы остальных сотрудников. Убедитесь, что ваши требования соответствуют требованиям нормативных актов и логике бизнес-процессов.
2.2. ваше обращение актуально;
Не работающее оборудование или функционал программы могли не работать временно, а теперь заработали. Проверьте все еще раз.
2.3. ваша просьба осуществима;
Обдумайте вашу просьбу. Возможно, вы просите чего-то, что при современном уровне развития научно-технического прогресса и финансовых возможностях предприятия, просто невозможно реализовать на практике.
2.4. ваш вопрос находится в компетенции IT-специалиста и входит в его обязанности.
Не все, что работает от электрической сети, входит в круг обязанностей IT-специалиста, и даже не все, что касается компьютеров, иначе с компьютерами и работали бы одни только IT-специалисты, а пользователи были бы совсем не нужны.
В обязанности IT-специалиста входит обслуживание информационной системы организации: установка и настройка компьютеров, компьютерных периферийных устройств, копировально-множительной техники, компьютерных сетей, программного обеспечения, создание и доработка программ, устранение неисправностей в их работе. Что же касается непосредственного использования системы, работы в ней, то этим занимается пользователь. IT-специалист может консультировать пользователя по работе системы, но заниматься вводом информации не имеет права, т.к. не обладает достаточной компетенцией.
Так же следует учитывать, что IT-специалисты имеют различную специализацию: программист занимается написанием программного кода, техник-электроник – ремонтирует технику, системный администратор – настраивает операционные системы и т.д.. И если кто-то из IT-специалистов отказывается чинить вам мышь и отсылает к другому IT-специалисту, то это не оттого, что он – лентяй. Скорее всего он просто имеет другую специализацию.
2.5. вы не можете собственными силами устранить проблему;
На IT-специалистов возложено множество трудоемких, важных, жизненно-необходимых для работы предприятия обязанностей. Вызов IT-специалиста для нажатия кнопки включения питания или чтобы поправить соединительный кабель – есть нерациональное использование времени ценного сотрудника.
Так же не нужно думать, что IT-специалист держит в голове все алгоритмы работы всех сотрудников организации, и, при случае, расскажет вам, как вы должны работать. Конечно, вы можете не помнить или не знать, как правильно ввести тот или иной документ в программу, или какую нажать кнопку. Но попробуйте сначала поискать ответ в методической литературе, в интернете, спросить у коллег. В конце концов, компьютер – ваш рабочий инструмент, и уметь, а если не умеете, то учиться, с ним работать – ваша прямая должностная обязанность. Если вышеперечисленные меры не дадут результатов, тогда, конечно, вам следует обратиться к профессионалам.
2.6. вы в прошлом уже не обращались по такому же вопросу.
Постарайтесь запоминать то, что вам объясняет IT-специалист. Если у вас в будущем возникнет подобная проблема, вам не придется тратить свое время и время IT-специалиста на повторное обращение. Хотя, конечно, он и в 100-й раз объяснит вам, как следует поступать в той или иной затруднительной ситуации.
3.Подробно изложите суть вашего обращения.
3.1.Не пытайтесь скрыть или исказить какие-либо обстоятельства возникновения проблемы, в том числе ваши действия.
Даже если вы думаете, что в случившемся есть доля вашей вины, скрывать это не следует по нескольким причинам:
- во-первых, вашей вины в случившемся может и не быть, так как достоверно определить это может только IT-специалист;
- во-вторых, IT-специалист, чаще всего, все равно докопается до истины, при этом вы рискуете выставить себя лжецом перед коллегами, руководством и IT-специалистом;
- в-третьих, ошибаться не стыдно, так как ошибиться может любой человек, даже самый профессионально подготовленный (в том числе сам IT-специалист!). Стыдно не уметь признавать и исправлять свои ошибки, что является признаком непрофессионализма.
- в-четвертых, полная информация о проблеме поможет IT-специалисту устранить ее в кратчайшие сроки. Недостаток информации, напротив, запутает и усложнит работу IT-специалиста.
3.2.Не пытайтесь убедить IT-специалиста, что что-то должно работать так, а не иначе, и что оно всегда так работало, если вы не знаете точно, как оно должно работать.
Специалист обязательно разберется, как на самом деле работает система. Поэтому лучше сразу сообщить, что в данном вопросе вы пока не компетентны. В этом нет ничего постыдного, ведь всего на свете не может знать никто.
3.3.Предварительно продумайте, как правильно задать ваш вопрос. МИНИМУМ СЛОВ, МАКСИМУМ ИНФОРМАЦИИ.
Если вы обратили внимание, IT-специалисты обычно люди сосредоточенные и крайне немногословные. Поэтому не нужно думать, что чем продолжительнее и эмоциональнее будет ваша речь, тем быстрее IT-специалист поймет суть вашего вопроса. Скорее всего, все произойдет как раз наоборот.
3.4.Постарайтесь дать подробные содержательные ответы на все сопутствующие вопросы IT-специалиста.
IT-специалист как правило не склонен к праздным разговорам. Если он задает вам вопросы, значит, для выполнения поставленных задач ему требуется эта информация. Не стоит пытаться уличить IT-специалиста в непрофессионализме в связи с тем, что он не владеет какой-либо информацией и запрашивает ее у вас. Вы вряд ли обладаете достаточными знаниями в области IT, чтобы судить о его профессионализме по задаваемым им вопросам, иначе вы были бы IT-специалистом.
4.При согласовании условий выполнения работ по вашему обращению постарайтесь учитывать следующие моменты:
4.1. IT-специалист обслуживает не только вас и ваше подразделение.
Каждый пользователь, обратившийся к IT-специалистам, обычно считает свой вопрос наиболее срочным и приоритетным. Однако полной картиной потребностей предприятия в IT-услугах обладает только IT-специалист. Поэтому расстановкой приоритетов занимается не пользователь, а IT-специалист или его прямой руководитель.
4.2. IT-специалист – живой человек и имеет собственные потребности и интересы.
Если вы считаете, что имеете полное право на обеденный перерыв, достойную оплату вашего рабочего времени, вечерний отдых и другие гарантии предоставляемые трудовым кодексом, не отказывайте в этом праве и IT-специалисту, ведь он работает и приносит пользы для организации не меньше вас. Постарайтесь не требовать от IT-специалиста, чтобы он выполнял ваши просьбы в ущерб собственным интересам.
4.3. IT-специалист не обладает сверхспособностями.
Каждый пользователь должен понимать, что ничто и никогда мгновенно не появляется из ниоткуда. Для выполнения любой работы всегда требуется затратить некие ресурсы, будь то рабочее время, человеческий труд или финансовые средства. Если не предоставить IT-специалисту необходимые для работы ресурсы и время, наивно ожидать от него желаемых результатов.
5. Если предоставленное IT-специалистом решение проблемы предполагает выполнение вами определенного набора действий, выполняйте их строго предписанным образом.
Смысл многих манипуляций с компьютером может быть не очевиден человеку, не посвященному в профессиональные тонкости работы IT-специалиста. Поэтому, если вы считаете, что вы уловили самую суть предложенного решения проблемы, и, на ваш взгляд, половину пунктов этого решения вполне можно пропустить, значит, скорее всего, предназначение этих пунктов просто не лежит на поверхности, но они, тем не менее, необходимы для достижения правильного результата.
При выполнении всех перечисленных условий, ваше взаимодействие с IT-специалистами будет плодотворным и обоюдно приятным.
Правила взаимодействия по рабочим вопросам с IT-специалистами (компьютерщиками).
1.Если у вас появились какие-либо вопросы, просьбы, проблемы, связанные с работой информационной системы организации (компьютерная и орг.техника, программное обеспечение), своевременно и незамедлительно обращайтесь к IT-специалистам.
В общих чертах работа IT-специалиста заключается в первоначальной настройке системы и последующем реагировании на обращения пользователей. Таким образом, при отсутствии обращений, IT-специалист считает, что система функционирует в штатном режиме. Поэтому IT-специалист может никогда и не узнать о вашей проблеме, если вы ему о ней не расскажете.
Не следует так же предпринимать каких-либо самостоятельных действий по устранению возникшей проблемы, если вы не уверены в правильности этих действий. В случае сомнений, во избежание серьезных поломок и потерь информации, лучше обратиться к IT-специалистам.
2.Прежде, чем обратиться с вопросом или просьбой, постарайтесь удостовериться, что:
2.1. ваша просьба правомерна;
Формы документов, способы расчетов в программе, расстановка техники и т.п. могли измениться в связи с изменением законодательства, по указанию вышестоящего руководства, для удобства работы остальных сотрудников. Убедитесь, что ваши требования соответствуют требованиям нормативных актов и логике бизнес-процессов.
2.2. ваше обращение актуально;
Не работающее оборудование или функционал программы могли не работать временно, а теперь заработали. Проверьте все еще раз.
2.3. ваша просьба осуществима;
Обдумайте вашу просьбу. Возможно, вы просите чего-то, что при современном уровне развития научно-технического прогресса и финансовых возможностях предприятия, просто невозможно реализовать на практике.
2.4. ваш вопрос находится в компетенции IT-специалиста и входит в его обязанности.
Не все, что работает от электрической сети, входит в круг обязанностей IT-специалиста, и даже не все, что касается компьютеров, иначе с компьютерами и работали бы одни только IT-специалисты, а пользователи были бы совсем не нужны.
В обязанности IT-специалиста входит обслуживание информационной системы организации: установка и настройка компьютеров, компьютерных периферийных устройств, копировально-множительной техники, компьютерных сетей, программного обеспечения, создание и доработка программ, устранение неисправностей в их работе. Что же касается непосредственного использования системы, работы в ней, то этим занимается пользователь. IT-специалист может консультировать пользователя по работе системы, но заниматься вводом информации не имеет права, т.к. не обладает достаточной компетенцией.
Так же следует учитывать, что IT-специалисты имеют различную специализацию: программист занимается написанием программного кода, техник-электроник – ремонтирует технику, системный администратор – настраивает операционные системы и т.д.. И если кто-то из IT-специалистов отказывается чинить вам мышь и отсылает к другому IT-специалисту, то это не оттого, что он – лентяй. Скорее всего он просто имеет другую специализацию.
2.5. вы не можете собственными силами устранить проблему;
На IT-специалистов возложено множество трудоемких, важных, жизненно-необходимых для работы предприятия обязанностей. Вызов IT-специалиста для нажатия кнопки включения питания или чтобы поправить соединительный кабель – есть нерациональное использование времени ценного сотрудника.
Так же не нужно думать, что IT-специалист держит в голове все алгоритмы работы всех сотрудников организации, и, при случае, расскажет вам, как вы должны работать. Конечно, вы можете не помнить или не знать, как правильно ввести тот или иной документ в программу, или какую нажать кнопку. Но попробуйте сначала поискать ответ в методической литературе, в интернете, спросить у коллег. В конце концов, компьютер – ваш рабочий инструмент, и уметь, а если не умеете, то учиться, с ним работать – ваша прямая должностная обязанность. Если вышеперечисленные меры не дадут результатов, тогда, конечно, вам следует обратиться к профессионалам.
2.6. вы в прошлом уже не обращались по такому же вопросу.
Постарайтесь запоминать то, что вам объясняет IT-специалист. Если у вас в будущем возникнет подобная проблема, вам не придется тратить свое время и время IT-специалиста на повторное обращение. Хотя, конечно, он и в 100-й раз объяснит вам, как следует поступать в той или иной затруднительной ситуации.
3.Подробно изложите суть вашего обращения.
3.1.Не пытайтесь скрыть или исказить какие-либо обстоятельства возникновения проблемы, в том числе ваши действия.
Даже если вы думаете, что в случившемся есть доля вашей вины, скрывать это не следует по нескольким причинам:
- во-первых, вашей вины в случившемся может и не быть, так как достоверно определить это может только IT-специалист;
- во-вторых, IT-специалист, чаще всего, все равно докопается до истины, при этом вы рискуете выставить себя лжецом перед коллегами, руководством и IT-специалистом;
- в-третьих, ошибаться не стыдно, так как ошибиться может любой человек, даже самый профессионально подготовленный (в том числе сам IT-специалист!). Стыдно не уметь признавать и исправлять свои ошибки, что является признаком непрофессионализма.
- в-четвертых, полная информация о проблеме поможет IT-специалисту устранить ее в кратчайшие сроки. Недостаток информации, напротив, запутает и усложнит работу IT-специалиста.
3.2.Не пытайтесь убедить IT-специалиста, что что-то должно работать так, а не иначе, и что оно всегда так работало, если вы не знаете точно, как оно должно работать.
Специалист обязательно разберется, как на самом деле работает система. Поэтому лучше сразу сообщить, что в данном вопросе вы пока не компетентны. В этом нет ничего постыдного, ведь всего на свете не может знать никто.
3.3.Предварительно продумайте, как правильно задать ваш вопрос. МИНИМУМ СЛОВ, МАКСИМУМ ИНФОРМАЦИИ.
Если вы обратили внимание, IT-специалисты обычно люди сосредоточенные и крайне немногословные. Поэтому не нужно думать, что чем продолжительнее и эмоциональнее будет ваша речь, тем быстрее IT-специалист поймет суть вашего вопроса. Скорее всего, все произойдет как раз наоборот.
3.4.Постарайтесь дать подробные содержательные ответы на все сопутствующие вопросы IT-специалиста.
IT-специалист как правило не склонен к праздным разговорам. Если он задает вам вопросы, значит, для выполнения поставленных задач ему требуется эта информация. Не стоит пытаться уличить IT-специалиста в непрофессионализме в связи с тем, что он не владеет какой-либо информацией и запрашивает ее у вас. Вы вряд ли обладаете достаточными знаниями в области IT, чтобы судить о его профессионализме по задаваемым им вопросам, иначе вы были бы IT-специалистом.
4.При согласовании условий выполнения работ по вашему обращению постарайтесь учитывать следующие моменты:
4.1. IT-специалист обслуживает не только вас и ваше подразделение.
Каждый пользователь, обратившийся к IT-специалистам, обычно считает свой вопрос наиболее срочным и приоритетным. Однако полной картиной потребностей предприятия в IT-услугах обладает только IT-специалист. Поэтому расстановкой приоритетов занимается не пользователь, а IT-специалист или его прямой руководитель.
4.2. IT-специалист – живой человек и имеет собственные потребности и интересы.
Если вы считаете, что имеете полное право на обеденный перерыв, достойную оплату вашего рабочего времени, вечерний отдых и другие гарантии предоставляемые трудовым кодексом, не отказывайте в этом праве и IT-специалисту, ведь он работает и приносит пользы для организации не меньше вас. Постарайтесь не требовать от IT-специалиста, чтобы он выполнял ваши просьбы в ущерб собственным интересам.
4.3. IT-специалист не обладает сверхспособностями.
Каждый пользователь должен понимать, что ничто и никогда мгновенно не появляется из ниоткуда. Для выполнения любой работы всегда требуется затратить некие ресурсы, будь то рабочее время, человеческий труд или финансовые средства. Если не предоставить IT-специалисту необходимые для работы ресурсы и время, наивно ожидать от него желаемых результатов.
5. Если предоставленное IT-специалистом решение проблемы предполагает выполнение вами определенного набора действий, выполняйте их строго предписанным образом.
Смысл многих манипуляций с компьютером может быть не очевиден человеку, не посвященному в профессиональные тонкости работы IT-специалиста. Поэтому, если вы считаете, что вы уловили самую суть предложенного решения проблемы, и, на ваш взгляд, половину пунктов этого решения вполне можно пропустить, значит, скорее всего, предназначение этих пунктов просто не лежит на поверхности, но они, тем не менее, необходимы для достижения правильного результата.
При выполнении всех перечисленных условий, ваше взаимодействие с IT-специалистами будет плодотворным и обоюдно приятным.